Vad är CAFM och hur kan det hjälpa ditt företag?

av Aleks Sheynkman
Director of Engineering
SpaceIQ

Computer-aided facility management (CAFM) är ett växande område av informationsteknik som gör det möjligt för företagare och deras företag att flytta viktiga logistiska uppgifter i det digitala utrymmet genom kontinuitet och facility Management programvara. Från den dagliga hanteringen av skrivbordsutrymme och konferensrum till storbildsanalys av huruvida nuvarande kontorslokaler uppfyller en organisations affärsplaner, ger CAFM-systemet den perfekta nästa generations tekniska lösningen på ett problem som är lika gammalt som själva konceptet för en kontorsbyggnad. Läs mer om vad den här typen av programvara kan göra för dig och hur rätt CAFM-lösning kan revolutionera allt från anställdas moral till flytta ledningen när det är dags att uppgradera till ett nytt kontor, samt förebyggande underhållshantering.

USA: s nationella CAD-Standard, eller NCS, hjälper till att förenkla utbytet av byggnadsdesign och konstruktionsdata från projektutveckling med en anläggning. De ger en konsekvent resurs för organisering av data och kan effektivisera elektronisk datahantering av anläggningshanteringsdata. Det är viktigt när man talar om CAFM eftersom byggnadsdesigndata brukade presenteras i flera olika format. CAD tillhandahåller relevanta standarder för CAFM-system för att göra processerna enklare och effektivare.

utforska CAFM: Syfte och utförande

Hur registrerar, analyserar och refererar ett facility management-team alla datapunkter som de ansvarar för för att säkerställa kontinuitet i verksamheten? Innan CAFM-systemet var det svaret komplicerat. En rad analoga verktyg, kalkylblad, ritningar, layoutdiagram och registreringsblad skapade ett berg av papper som var svåra att synergisera till en effektiv, fullständig bild av hur kontorets fysiska attribut uppförde sig. Från enskilda stolar till delar av ett rum och ännu större områden som ett helt golv eller en byggnad, fick facility management-team sitt arbete klippt ut för dem.

CAFM-programvara kan hjälpa till att utveckla och hantera mänskliga resurser, hantera ekonomiska och fysiska resurser och producera och leverera lösningar och resultat. Alla dessa tillgångar i kombination kan också hjälpa till att identifiera relevanta processer och identifiera kunskapsprocesser som behöver ytterligare bedömning och fysiska tillgångar som kan kräva ytterligare planerat förebyggande underhåll.

CAFM-lösningar gör ineffektiv spårning och besvärliga analoga hanteringssystem till det förflutna. Rymdplanering, rumsreservationer, och även anställd plats är nu så enkelt som ett par klick i en CAFM program. Ett rent, användarvänligt gränssnitt ger tydlig synlighet för alla olika komponenter du behöver arbeta med för att hantera och planera de fysiska attributen på ett kontor, inklusive de människor som får platsen att springa. Det är mycket lättare än den gammaldags penna och papper.

När ska man använda CAFM

så när är ett CAFM-program användbart? Det finns dagliga och speciella evenemangsapplikationer att överväga. För daglig användning kan ett bra CAFM-system hjälpa till att avgöra vilka kommunala kontorsutrymmen som är öppna för en bokning så att team kan planera att samarbeta i ett mötesrum med en whiteboard. CAFM-funktionaliteten kan också hålla reda på vilka anställda som är där vid varje givet tillfälle, så du behöver aldrig springa runt hela kontoret för att hitta viktiga teammedlemmar för signaturer och andra funktioner som kräver ett personligt gränssnitt.

denna typ av funktionalitet stöder också de ständigt föränderliga behoven hos en smidig arbetsplats som gör det möjligt för anställda att ta hand om sina dagar och arbete när och var det är mest meningsfullt för deras stil och behov. Arbetsplatser med öppna, otilldelade sittplatser kan göra det mycket lättare för arbetare att hitta en plats att sitta som för närvarande inte är upptagen av en annan anställd som kanske har kommit upp för att ta en kopp kaffe eller kött med lagkamrater i ett konferensrum.

ett CAFM-system som SpaceIQ är också perfekt för planering på hög nivå, oavsett om det är för flytt eller omorganisation av kontor. Planering hypotetiska möbler layouter och sittplatser arrangemang är super lätt när du har en digital representation att arbeta med. Viktiga planeringsteammedlemmar kan samarbeta, spara utkast, skicka mockups till ledningen och snabbt omorganisera ett sittdiagram för att möta de krav som oundvikligen dyker upp under denna typ av planeringsprocess. CAFM-programvara kan till och med hjälpa till att hålla reda på vilka möbler som är där under ett drag, vilket minskar risken för att värdefull företagsfastighet blir felplacerad i transit.

vilka anställda drar nytta av CAFM-användning?

CAFM-programvara och program har helt revolutionerat hur facility management-proffs gör sina jobb. Processen att sätta ihop pusslet om ekonomi, HR, ledning och logistiska fysiska problem är inte längre en komplex process som tar tid bort från det faktiska arbetet med att övervaka utrymme och fysiska resurser. Vissa företag anställer nu till och med CAFM-administratörer för att ta hand om procedurdetaljerna medan anläggningschefer fokuserar på stora bilduppgifter och planering.

men som vi antydde ovan kan CAFM-program gynna ett brett spektrum av människor på kontoret. Även i teorin, en anläggning ledningsgrupp kan dra nytta mest direkt från ett program som gör deras dagliga jobb funktion mycket enklare och effektivare, fördelen kan sträcka sig till bara om någon person som arbetar i ditt kontor, inklusive medlemmar i team som är en del av andra organisationer som delar samma anläggning. Anställda som behöver reservera utrymme eller hitta lagkamrater kommer att vara glada att de har resursen tillgänglig för dem, och ledningen kommer gärna att se att deras verksamhet går smidigt.

branscher som kan dra nytta av denna teknik

om din organisation arbetar från fysiska lokaler kan du dra nytta av CAFM. Det finns inga branschnischer eller andra kategoriska divisioner som utesluter ett företag från att skörda fördelarna med ett CAFM-program. Från tech startups till mediekonglomerat kan alla företag som har rymdhantering, flytthantering, rymdallokering eller sitttilldelningsbehov effektivt använda CAFM. Dessa system är idealiska för moderna, smidiga arbetsplatser som möjliggör fri rörlighet runt kontoret, men ännu mer traditionella arbetsplatser kan se en ekonomisk och procedurell fördel av antagandet av användarvänliga program som underlättar facility management.

digitala marknadsföringsföretag, callcenter, tillverkningskontor, klädmärken, sociala nätverk och många fler är alla främsta kandidater för CAFM-effektivitetsförbättringar. Oavsett om ditt kontor använder skåp, kommunala skrivbord eller enskilda kontor, kommer möjligheten att spåra, analysera och rapportera om anläggningsanvändning och rymdallokering att ha en stor positiv inverkan på hur din organisation går och dina anställda arbetar.

ekonomiska fördelar med CAFM

hur mycket betalar du för ditt kontor? Är du säker på att du maximerar varje cent av den kostnaden? CAFM-tekniken möjliggör en analys på hög nivå av precis vad som händer i de fysiska utrymmen som din organisation upptar. Att ha en expansiv miljö att sprida ut och arbeta kan vara ett fantastiskt sätt att få anställda att känna sig bekväma, vilket i sin tur ökar produktiviteten. Det kan dock finnas områden med underutnyttjade kvadratmeter som du inte ens är medveten om än. Det är en av de viktigaste ekonomiska fördelarna med CAFM: möjligheten att spåra faktisk anläggningsanvändning och avgöra om du har mer utrymme än du faktiskt behöver. Med lite omstrukturering kan du hitta ett sätt att välkomna ett litet företag till din arbetsyta, samla månadshyra och använda din CAFM-programvara för att hjälpa till att förhandla vem som får använda vilka delar av kontoret och när.

på baksidan kan du använda din CAFM för att berätta när vissa delar av kontoret är överutnyttjade. Om en viss avdelning har lidit av produktivitetsproblem kan det vara att ineffektiv rymdanvändning är skyldig. Anställda som känner sig för trånga eller trånga till en oönskad del av kontoret kan uppleva en produktivitetsrenässans med lite retooling.

utöver kostnaden för de lokaler du upptar kan CAFM-program användas för att hålla reda på fysiska tillgångar, även till enskilda enheter som stolar och skrivbord. Du kan använda ett CAFM-program för att hålla reda på alla arbetsytans tillgångar på kontoret, vilket minskar risken för att något dyrt kan bli felplacerat eller på annat sätt avvika från kontoret utan föregående meddelande. Dessutom kan CAFM-spårning hjälpa dig att hålla koll på vilka rum som utnyttjas när, vilket ger dig en bättre bild av verktygskostnaderna. Sensor integration kan ytterligare optimera hur verktyget kostnader rack upp på en arbetsplats genom att automatiskt stänga av belysningen när den sista personen avgår från ett konferensrum eller annan sida utrymme.

varför CAFM är viktigt för Modern Arbetsplatsverksamhet

moderna arbetsplatser behöver moderna lösningar på klassiska problem. SpaceIQ erbjuder ett program som dina anställda faktiskt kommer att vara glada att använda. Med hjälp av funktioner som Slack-integration och mobilhanteringskapacitet gör vi det enkelt för varje medlem i ditt team att komma ombord och använda de verktyg som är tillgängliga för dem.

Rymdtilldelning är en nyckelfråga på smidiga arbetsplatser som möjliggör rörelse och flexibilitet. Detta fria och öppna tillvägagångssätt för kontorslokaler har visat sig göra anställda lyckligare och mer produktiva, men det kan skapa lite planeringshuvudvärk när det gäller att undvika konflikter om vilka lag som får använda vilket utrymme när. Du kan kringgå frågan om vem som får vad genom att ge öppenhet och öppen kommunikation om kontorsmiljön. Och när ditt företag växer är det enkelt att lägga till nya anställda i programmet för snabb ombordstigning och sömlös orientering till utrymmet. HR kommer gärna att ha ett så enkelt sätt att integrera nya teammedlemmar i det fysiska landskapet i din kontorsmiljö.

de flesta moderna arbetsplatser kräver rörlighet och flexibilitet. En CAFM som kan anpassa sig och utvecklas för att hålla sig i takt med verksamhetens förändrade behov är viktigt. Det är också ett effektivt verktyg när det gäller att analysera arbetstagarnas produktivitet och ta itu med eventuella problem som kan uppstå. CAFM-applikationer gör det möjligt för schemaläggning av arbetskraft att mobiliseras och klientåterkoppling kan användas för att granska personalen och ta itu med eventuella utbildningsproblem som kan uppstå. Slutligen kan CAFM-applikationer hjälpa till med interpersonella personalrelationer och kan hjälpa till att avgöra om ledningsintervention behövs för en given situation.

stegen för analys och handling är viktiga för alla CAFM-strategier oavsett om det gäller företagets ekonomi, kundnöjdhet, underhåll av byggnaden och utrustningen eller den övergripande tillfredsställelsen och komforten hos de människor som verksamheten sysselsätter. Hög personalmoral är en kritisk komponent för att uppnå produktivitet på arbetsplatsen.

så här börjar du integrera CAFM i din strategi

oavsett om du har en etablerad facility management-strategi som behöver moderniseras eller om du är ett startföretag som behöver formalisera några av dina processer, kan en CAFM hjälpa till. Ett CAFM-program hjälper dig att bli organiserad och hålla dig så genom all tillväxt och förändring som finns i ditt företags framtid. CAFM-programvara gör allt från att flytta till den dagliga rymdhanteringen enklare, effektivare och allround bättre för alla på ditt kontor.

när du integrerar CAFM i din strategi vill du fokusera på värde samt analys och strategiska mål för företaget så att verkligt värde etableras inom organisationen. Om det inte finns tydliga mål i åtanke kan det finnas en felinriktning av strategin såväl som frånkopplat beslutsfattande, projektbeslut är bäst när de är kopplade till KPI: s och andra mål för att säkerställa att varje mål är tydligt definierat och strategierna förbättrar företaget.

KPI står för Key Performance Indicator, och det är ett mätbart värde som kan hjälpa till att visa hur effektivt verksamheten uppfyller och uppnår sina mål. KPI hjälper verksamheten att hålla sig i linje med sina övergripande mål. För att utveckla en KPI-strategi för ditt företag bör du först beskriva dina mål eller avsedda resultat och sedan förstå de åtgärder som måste vidtas för att uppnå dessa mål. Du väljer också mätningar för att definiera varje mål, definiera sammansatta indikatorer och sedan ställa in målen. KPI: er är ett flexibelt och interaktivt rapporteringsverktyg som kan användas med CAFM.

att implementera en CAFM i din facility management eller fastighetsförvaltningsstrategi kan vara överväldigande för dem som kommer att använda den om de ännu inte är bekanta med vad det innebär. Om du långsamt införa CAFM till de människor som kommer att använda det, du kommer att tilldela dem ytterligare tid att lära sig de nya processerna så innan programmet är helt initieras kommer det att finnas en tydlig förståelse av funktionaliteten och kapaciteten hos en CAFM lösning som kan hjälpa till att lindra eventuella problem längs linjen. En Dedikerad customer success manager bör vara tillgänglig för att hjälpa arbetarna att lära sig och förstå de nya processerna och kunna svara på eventuella frågor de kan ha.

planerade underhållssystem

ett planerat underhållssystem hjälper till att identifiera och ta itu med alla viktiga frågor som en framgångsrik CAFM-investering bör fokusera på. Att använda detta system kräver att verksamheten förstår vilka problem som måste åtgärdas så att implementeringen av ett CAFM-system lyckas och det når it-potential. Ett framgångsrikt CAFM-system kan öka produktiviteten och ta itu med avkastningen eller avkastningen på investeringen, kommer verksamheten att se.

ett planerat underhållssystem spårar både planerat och oplanerat underhåll och planerat underhållsprogram är användbart för att spåra vissa uppgifter. Planerade underhållssystem kan hjälpa ett företag att skapa en mer bekväm arbetsplats och minska miljöpåverkan de kan ha. Det kan också bidra till att minska driftskostnaderna för anläggningen och se till att alla tillgångar hanteras och underhålls ordentligt och fungerar effektivt.

Vad är ett Datorunderhållshanteringssystem?

ett Datorunderhållshanteringssystem, eller CMMS, är datorprogramvara som är utformad för att förenkla underhållshanteringen inom ett företag. Underhållshantering inkluderar övervakning av olika underhållsresurser som ett företag använder så att de inte upplever driftstopp på grund av trasig eller felaktig utrustning eller otillräckliga underhållsförfaranden.

företag utsätts inte längre för registrering av underhållsdata med en penna och papper, och vi är länge förbi de dagar där underhåll endast utförs när något hittas fel med maskinerna. För att hålla reda på dessa viktiga underhållsregister och upprätthålla en korrekt kontrollnivå har allt flyttat till datorer så att verksamheten kan spåra alla arbetsorder de får, de kan generera mer exakta rapporteringstekniker och kan hjälpa till att avgöra vilka maskiner som kräver mer uppmärksamhet och underhåll.

att använda en CMM kan öka produktiviteten, säkerställa längre utrustningslivslängd, eliminera rörigt pappersarbete och minska stilleståndstiden. Medan datorer inte kan ta plats för en skicklig tekniker, tilldelar de teknikerna mer tid att fokusera sin uppmärksamhet och skicklighet på underhåll snarare än att hantera pappersarbete. Det är en underhållshanteringslösning med en datorstödd design som har flera särdrag och funktioner som kan fungera för olika system.

funktioner i integrerade CAFM-system och funktioner

CMMS och CAFM-system har gått samman för att skapa Iwms (Integrated Workplace Management Systems). CAFM-programvaran kombinerar datorstödd design med relationsdatabasprogramvara och använder specifika förmågor när det gäller anläggningshantering eller FM.

IWMS kombinerar fem olika funktionella domäner. Dessa domäner inkluderar fastighets-och hyreshantering, anläggningar och rymdhantering, underhållshantering, projektledning och miljömässig hållbarhet. CAFM-system fungerar med flera teknikplattformar medan iwms använder bara en enda plattform.

när man bestämmer om ett företag kan dra nytta av IWMS är det viktigt att ta hänsyn till de interna och externa kostnaderna och det monetära värdet på lång sikt. Jämför den totala investeringen som måste göras med fördelarna med full öppenhet, effektivitet, efterlevnad, beslutsstöd och kostnadsbesparingar som kan hittas med iwms (Läs mer om vad som är iwms-programvara).

CAFM för fastighetsförvaltning

CAFM property management software är fördelaktigt för företag eftersom det ger möjlighet att hantera enstaka eller flera företag inom endast en databas. Att upprätta en databas med fastighetsinformation för alla företagslokaler på alla nivåer i CAFM Explorer-hierarkin är enkel att följa och innehåller många viktiga funktioner för fastighetsförvaltning. Dessa funktioner inkluderar en dynamisk länk till fastighetsrelaterat planerat underhåll och företagets förmåga att spåra tillståndet för byggnadselement som byggnadens struktur och mekaniska detaljer.

ett företag kan också öka sina vinster avseende sina fysiska tillgångar som fastigheter, byggnader, utrustning och relaterad infrastruktur när man anställer CAFM för fastighetsförvaltning. Dessa fördelaktiga funktioner kan hjälpa ett företag att bättre analysera sin fastighetsutveckling samtidigt som man förbättrar strategisk planering i processen.

fastighetsförvaltning programvara är mest fördelaktigt när det gäller de långsiktiga mål och processer i ett företag eller en anläggning och kan ge en fastighetsförvaltning lösning som kan bidra till att förbättra långsiktig planering och kapitalförvaltning. Vissa CAFM-lösningar kan ge mer detaljerade beskrivningar av byggnadens fysiska utrymme och plats, och sedan kan CAFM använda databaser i kombination med visuella modelleringsverktyg och geografiska informationssystem för att få en unik bild av anläggningen.

CAFM Asset Management

CAFM Asset Management erbjuder en lösning för att hantera datorer, skrivare, kontorstjänster och annan utrustning. Kapitalförvaltningsportföljen kommer att innehålla plats, historia, skick och värde på företagets tillgångar. Kapitalförvaltning används vanligtvis inom CAFM-modeller som inkluderar Helpdesk, planerat förebyggande underhåll och testning. Det är inte begränsat till bara en avdelning i organisationen, utan det kan spridas till flera olika verksamheter inom verksamheten.

en kapitalförvaltningsplanerare kan hjälpa till att balansera arbete och resurser, inklusive spårning av utgifter relaterade till underhåll och reparationer, lokalisera och granska detaljerad tillgångsinformation, granska och ändra historikregistrering och generera och exportera tillgångsdokumentation med realtidssynlighet.

kapitalförvaltning skapar en annan värdenivå för verksamheten och varierar beroende på organisationens storlek och mängden tillgängliga tillgångar. Det integrerar också processer över flera verksamheter inklusive HR, riskhantering och ekonomiska aspekter av verksamheten.

CAFM Digital Dashboard

CAFM Digital Dashboard är en grafisk representation av KPI: erna och SLA som finns i din organisation. Du kommer att kunna få feedback om servicenivåer, underhållshantering och prestanda så att du bättre kan övervaka och agera på denna feedback.

du kommer att ha möjlighet att enkelt övervaka prestanda och trender, analysera ineffektivitet, fatta välgrundade beslut baserade enbart på fakta som presenteras, anpassa dina mål till potentiella strategier, granska administrativa uppgifter och generera och undersöka annan statistisk information om din organisation.

undergången för att implementera en digital instrumentpanel med CAFM-programvara är att de bara är användbara när rätt verktyg är inställda på plats. Instrumentpanelen bör användas för att mäta meningsfulla data som representerar företagets analys så att de kan hitta strategier för att förbättra och lyckas nå mål. Ofta skapas den digitala instrumentpanelen utan användaren i åtanke och kan kräva en komplicerad installation och hjälp från ett IT-team. Kompatibilitet är också ett problem som många människor möter med digitala instrumentpaneler, för om den digitala instrumentpanelen inte lyckas ansluta till kritiska affärssystem kan verksamheten få felaktig information eller felaktig och föråldrad information.

en framgångsrik digital instrumentpanel kommer att ansluta sina användare till information som skapas i realtid och uppdateras dagligen för att säkerställa den mest uppdaterade informationen. Användare bör också kunna ansluta till denna information på distans om de inte är vid sina skrivbord.

digitala arbetsplatshanteringssystem är idealiska för fastighetsmäklare och kan tillhandahålla viktiga verktyg som kan hjälpa dem att övervaka sin portfölj, särskilt när det gäller fastighetsdatabashantering, leasinghantering och spårning. Digitala arbetsplatshanteringssystem är också effektiva för att ge Fastighetsmäklare redovisning och budgetering.

fler CAFM-överväganden

CAFM-system och lösningar och CAFM-programvara kan skilja sig på många sätt, inklusive variationer i design, kapacitet och funktioner och det är viktigt att verksamheten först definierar de mål de vill implementera inom ett CAFM-system och ger representation för teamet som kommer att köra CAFM-lösningen. Det är också viktigt att all information matas in så att det inte finns några inkonsekventa eller saknade data som kan störa CAFM-systemets potential.

en webbtillgänglig front gör CAFM-processen effektivare så att verksamheten kan dela realtidsdata och hanteringsinformation med användare på flera platser. Företag kan också ställa in CAFM så att de kan utnyttja rymdhanteringsfunktionerna, och sedan väljer de senare att lägga till kapitalförvaltning. Därför är det viktigt att titta på framtiden när man implementerar något CAFM-system. Nätverket bör ha tillräckliga hastigheter för att transportera all data utan att kompromissa med databasen när som helst.

det är också tillåtet att ställa in datatillgänglighet för underhållshanteringssystemet. Tillgången till underhållshanteringssystemet kan beviljas enligt arbetstagarens individuella jobbfunktion så att risken för skadade filer eller andra katastrofer kan minskas.

integrationen av CAFM programvara ger ett företag med flera positiva fördelar när det gäller underhållshantering som kanske inte ens fullt ut förrän det är helt genomfört. CAFM-system måste väljas utifrån företagets behov och implementeras i en hanterad miljö så att korrekt utbildning i dess processer slutförs. Det bör också finnas specifika roller som läggs på ledningen om de olika ansvarsområden som kommer att beskrivas när man använder en CAFM-lösning.

Arbetsplatshantering och produktivitet samt effektivitet är möjliga fördelar för ett företag som har valt att använda en CAFM-lösning. Rymdplanering och förvaltning, ekonomisk kontroll, säkerhetshantering, fastighets-och fastighetsförvaltning och projektledning kan också dra nytta av ett CAFM-system.