Vad är en ERP-implementering?

att implementera ett nytt ERP-system kan vara en av de största investeringarna av tid, pengar och resurser som ett företag kommer att göra. ERP-implementeringsprocessen, faserna, tidslinjen och komplexiteten baseras till stor del på variabler som antalet moduler som distribueras, anpassningar som krävs, datakonvertering och tillgängliga projekthanteringsresurser. Låt oss ta en närmare titt på vad en ERP-implementering är och svara på några vanliga frågor om processen och olika metoder.

i den här artikeln:

• ERP-Implementeringsprocessöversikt
• ERP-Implementeringssteg
• vilken är den bästa metoden
• hur lång tid tar en implementering?
• vad du kan förvänta dig I Go-Live-fasen
• Vanliga frågor om ERP-implementering

översikt över ERP-implementeringsprocessen

ERP-implementeringsprocessen innehåller olika steg och steg, som oftast består av:

1. ERP software installation
2. Inställningar och alternativ konfiguration
3. överföring av finansiella och transaktionsdata från det gamla systemet (aka data migration)
4. ställa in anställda (eller ”användare”) med definierade roller, systemåtkomst och säkerhetsinställningar
5. ERP software training för slutanvändare

beroende på vilken implementeringsmetod du väljer (mer om det nedan) och komplexiteten i dina affärsprocesser kan implementeringen av ERP-programvara ta allt från två månader till två år … ibland mer.

med andra ord kommer tidslinjen för ett finansiellt tjänsteföretag som implementerar kärnbokföringsmoduler som General Ledger, leverantörsskulder och kundfordringar att bli snabbare och mindre komplex än ett tillverkningsföretag som också behöver butiksgolv och produktionsmoduler, lager och inköp, orderbehandling och all ytterligare konfiguration, arbetsflödesprocesser och data som följer med det.

oavsett tidslinje, att välja rätt ERP-partner, upprätta en väldokumenterad projektplan och korrekt fördelning av resurser kommer att avgöra hur effektivt, effektivt och framgångsrikt ERP-implementeringen visar sig.

vilka är stegen i ERP-implementering?

det första steget i en ERP-implementering är att mobilisera projektgruppen. På kundsidan finns det vanligtvis en verkställande sponsor, olika affärsprocessägare och slutanvändarna. På ERP-partnersidan (eller” teknikleverantör”) kommer det att finnas affärsanalytiker, tekniska konsulter och en projektledare.

Projektledning är avgörande för att kommunicera ERP-implementeringsförloppet, hantera problem snabbt och effektivt och uppnå de definierade målen.

med teamet fastspänt och klart är det dags att lägga ut ERP-implementeringsprocessen som ofta inkluderar:

• definiera omfattningen av genomförandet, projektets milstolpar, anpassningar som behövs, processkartor och förväntade resultat.
• analysera affärskraven, installera programvaran i en” sandbox ” – miljö och konfigurera systemet för att matcha det nödvändiga processflödet.
• migrera och kartlägga data till det nya systemet och utföra verifieringskontroller.
• testa systemet över alla avdelningar och konsekvent testa och köra genom quote-to-cash cykeln.
• utbilda slutanvändare i deras specifika funktionsområde baserat på roller och behörigheter. ”Train the trainer” – metoden används ofta, varigenom utvalda användare utbildas på systemet och sedan fungerar som interna tränare.
• programvarudistribution i produktionsmiljön, ofta kallad ”go-live.”Detta kommer att kräva extra man power för att övervaka processen och säkerställa en smidig övergång.
• Post go-live support och projektgranskning.

omfattande planering och rigorös testning kommer att vara de två huvudaspekterna av ERP-implementeringsprocessen som säkerställer att systemet går från koncept till levande miljö.

Vad är den bästa implementeringsmetoden?

två av de mest populära metoderna är big bang ERP-implementering jämfört med en fasad strategi.

med big bang ERP går hela ditt system live och alla i vårt företag övergår samtidigt. Kort sagt, du tar alla moduler över alla avdelningar live på en gång. Detta tillvägagångssätt kan förkorta ERP-implementeringstidslinjen, men kan också orsaka mer störningar i den dagliga affärsverksamheten och lägga mer belastning på anställda.

alternativt kommer ett stegvis tillvägagångssätt att se ERP-systemet rullas ut sekventiellt, ofta efter modul eller funktionellt område. Denna metod, även känd som” land and expand”, kommer att ta längre tid eftersom delar av den nya ERP-programvaran gradvis implementeras under en uppmätt period. Denna metod kan hjälpa till att lindra risk och ångest hos intern personal.

det finns för-och nackdelar med båda ERP-implementeringsmetoderna. Ditt ERP-partnerteam kan hjälpa dig att lägga ut den implementeringsplan som är bäst för din situation.

hur lång tid tar en ERP-implementering?

det finns inget sådant som en storlek som passar alla när det gäller ERP-implementering. Ett företag kan bara behöva uppgradera sin ekonomi medan en annan kan vara en tillverkare med tusentals SKU: er, flera lager och produkter som skickas runt om i världen. En grundläggande systemimplementering kan ta så lite som två månader där ett mer komplext system kan sträcka sig över flera år. Men en genomsnittlig mid-market ERP-systemimplementering som Sage eller Acumatica ERP kommer att ta cirka fyra till sex månader.

det är bra att komma ihåg att en ERP-implementering vanligtvis inte är en rak väg utan en blåsig. Helst skulle programvaran uppfylla alla dina funktionella behov direkt ur lådan. Men mer realistiskt finns det ofta programvaruintegrationer från tredje part eller systemanpassningar som behövs för att uppfylla alla affärskrav.

det är också viktigt att komma ihåg att själva programvaran bara är en del av ekvationen i ett framgångsrikt ERP-projekt. Lika viktigt är att välja att arbeta med en erfaren ERP-implementeringspartner som förstår ditt företag, kan minimera effekterna av tekniska problem som oundvikligen kommer att uppstå och utnyttja deras erfarenhet för att hålla projektet inom räckvidd och budget.

Se även: vad står ERP för?

ERP-implementering Go-Live och bortom

när ERP-implementeringen är klar och systemet är live kan du ta en välförtjänt utandning. Alla händer kommer fortfarande att vara på däck de närmaste veckorna när anställda anpassar sig till det nya systemet och processerna, men det hårda arbetet ligger bakom i backspegeln och ditt nya ERP-system bör snart börja betala utdelning.

när dammet har lagt sig Vill du granska och mäta hur projektet uppnådde de mål som skisserades i början. Systemet bör minska manuella processer, förbättra produktiviteten och ge större synlighet och insikt i alla affärsenheter och hela din verksamhet.

att implementera ett helt integrerat ERP-system är en storskalig, företagsspecifik process som har stor inverkan på organisationen. När allt är sagt och gjort bör din ERP-programvaruleverantör och partner känna ditt företag nästan lika bra som du gör. För att gå framåt kommer deras roll inte bara att stödja och underhålla systemet utan också att ge råd och rekommendera ytterligare lösningar som hjälper dig att ytterligare uppnå dina tillväxt-och ekonomiska mål.

fortsätter att granska och optimera affärsprocesser efter go-live och gradvis införliva ytterligare funktioner och funktionalitet kommer att bidra till att utöka investeringen i ERP-systemet. Sammanfattningsvis är en ERP-implementering bara lika bra som teamet bakom den. Att utveckla en stark plan, välja rätt implementeringsmetod och kommunicera öppet under hela processen kommer i slutändan att leda till ett framgångsrikt slut på det som ofta är ett (mycket) utmanande projekt.

relaterade frågor