La conformité I-9 est un domaine « chaud » – Comment Éviter de se brûler

Depuis 1986, les États-Unis ont imposé aux employeurs le fardeau d’agir en tant que gardiens de porte dans l’application des lois sur l’immigration. Dans le même temps, les employeurs doivent faire très attention à ne pas discriminer les employés autorisés ou les candidats à un emploi sur la base de la citoyenneté ou de l’origine nationale. Le résultat est une ligne très fine que les employeurs sont tenus de suivre, avec des pièges raides (perturbation des activités, amendes sévères, publicité négative, poursuites pour discrimination et sanctions pénales) en attente de tout faux pas.

Au cours des dernières années, les réformes de l’immigration et le renforcement de l’application des lois ont fait l’objet de nombreux débats. Bien que nos politiciens n’aient pas été en mesure de s’entendre sur de nouvelles politiques majeures, une proposition qui semble rencontrer peu d’objections est l’idée que les employeurs devraient être soumis à un examen et à une application plus rigoureux, ce qui alourdit leur rôle d’évaluateurs de première ligne de l’autorisation de la main-d’œuvre. En effet, les dernières années ont vu une augmentation significative des audits et des perquisitions de la main-d’œuvre par l’Immigration and Customs Enforcement ( » ICE ») des États-Unis à tous les niveaux. En fait, l’administration Obama a fait des employeurs le centre de sa stratégie d’application de la loi pour lutter contre les travailleurs sans papiers et l’immigration illégale. Vous avez peut-être lu des rapports sur quelques-unes des perquisitions ou des mesures d’application de la loi les plus importantes qui ont fait l’actualité nationale.

Un audit I-9 peut être déclenché pour un certain nombre de raisons, y compris des échantillons aléatoires et des rapports par des employés mécontents (ou d’anciens employés). Certains secteurs d’activité, par exemple la production alimentaire, sont particulièrement sensibles aux audits I-9 et aux « raids silencieux » de l’ICE. En cas d’audit, votre entreprise devra établir sa conformité I-9 avec ICE. Sans approche proactive, ces réponses sont susceptibles d’être réactives et défensives. Cela conduit généralement à une urgence interne à réagir rapidement, entraînant une réponse harcelée, une perte de productivité, une augmentation des honoraires d’avocat, des difficultés de remplacement des travailleurs et éventuellement des amendes ou des accusations criminelles.

Par conséquent, si une bonne conformité à la norme I-9 a toujours été importante, elle n’a jamais été aussi essentielle. Il ne suffit pas aux employeurs de simplement remplir le formulaire I-9 au mieux de leurs capacités selon les instructions de base du formulaire et de les jeter dans un fichier. Les risques sont tout simplement trop élevés pour maintenir une approche peu pragmatique de la conformité à l’I-9, si telle est votre position actuelle. Une bonne conformité à la norme I-9 nécessite une attention particulière et une planification proactive.

Chaque employeur devrait avoir une politique interne officielle de conformité I-9 détaillant les politiques et procédures exactes de l’employeur pour remplir, vérifier et conserver correctement les documents I-9 et les documents d’autorisation d’emploi, pour attribuer une responsabilité de supervision au sein de l’entreprise pour ces tâches, et pour les auto-audits ou autres efforts de surveillance interne périodiques pour assurer la conformité. De plus, le Manuel de l’employé de l’employeur devrait contenir une section expliquant à l’employé les obligations respectives de l’employeur et de l’employé à l’égard du formulaire I-9.

Avec toutes les activités d’application de la loi, la publicité et les risques, il est temps d’être proactif sur cette question – veuillez contacter l’un des avocats expérimentés en immigration ou en emploi chez Foster Swift pour discuter d’une approche globale.

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