i-9 Compliance är ett ”varmt” område – hur man undviker att bli bränd

sedan 1986 har USA lagt på arbetsgivare bördan att fungera som gate-keepers i verkställigheten av invandringslagarna. På samma gång, arbetsgivare måste vara mycket noga med att inte diskriminera auktoriserade anställda eller kandidater för anställning på grund av medborgarskap eller nationellt ursprung. Resultatet är en mycket fin linje som arbetsgivare måste gå, med branta fallgropar (affärsstörningar, branta böter, negativ publicitet, diskrimineringsförfaranden och straffrättsliga påföljder) som väntar på eventuella felsteg.

under de senaste åren har invandringsreformer och ökat genomförande varit ämnen för omfattande debatt. Även om våra politiker inte har kunnat komma överens om någon större ny politik, är ett förslag som verkar möta liten invändning tanken att arbetsgivare bör utsättas för större granskning och verkställighet, vilket ökar bördan av deras roll som frontlinjeutvärderare av arbetskraftsbehörighet. Faktum är att de senaste åren har sett betydande ökningar av arbetskraftsrevisioner och Raider av amerikanska Immigration and Customs Enforcement (”ICE”) på alla nivåer. Faktum är att Obama-Administrationen har gjort arbetsgivare till centrum för sin verkställighetsstrategi för att ta itu med papperslösa arbetare och olaglig invandring. Du kanske har läst rapporter om några av de mer framträdande räder eller verkställighetsåtgärder som har gjort nationella nyheter.

en i-9-revision kan utlösas av ett antal skäl, inklusive slumpmässiga prover och rapportering av missnöjda anställda (eller tidigare anställda). Vissa branscher, till exempel livsmedelsproduktion, är särskilt mottagliga för i-9-revisioner och ”tysta Raider” av ICE. I händelse av en revision måste ditt företag fastställa sin i-9-överensstämmelse med ICE. Utan ett proaktivt tillvägagångssätt är sådana svar sannolikt reaktiva och defensiva. Detta leder vanligtvis till en intern nödsituation i att reagera snabbt, vilket resulterar i en harried svar, förlorad produktivitet, ökade advokatkostnader, arbetstagare ersättningssvårigheter och eventuellt böter eller åtal.

därför har korrekt i-9-överensstämmelse alltid varit viktigt, men det har aldrig varit viktigare. Det räcker inte för arbetsgivare att helt enkelt fylla i i-9-formuläret efter bästa förmåga enligt de grundläggande formulärinstruktionerna och kasta dem i en fil. Riskerna är helt enkelt för höga för att upprätthålla en bristfällig inställning till i-9-överensstämmelse, om det är din nuvarande hållning. Korrekt i-9-efterlevnad kräver noggrann vård och proaktiv planering.

varje arbetsgivare bör ha en formell Intern i-9-Efterlevnadspolicy som beskriver arbetsgivarens exakta policyer och förfaranden för att korrekt fylla i, verifiera och behålla i-9 och anställningsgodkännandedokumentation, för att tilldela tillsynsansvar inom företaget för dessa uppgifter och för självrevisioner eller andra periodiska interna övervakningsinsatser för att säkerställa efterlevnad. Dessutom ska arbetsgivarens Arbetstagarhandbok innehålla ett avsnitt som förklarar för arbetstagaren arbetsgivarens och arbetstagarens respektive skyldigheter med avseende på formulär i-9.

med all verkställighetsverksamhet, publicitet och risker är det dags att bli proaktiv i denna fråga – kontakta en av de erfarna invandrings-eller anställningsadvokaterna på Foster Swift för att diskutera en övergripande strategi.

• Läs hela hösten 2011 sysselsättning, arbetskraft & förmåner kvartalsvis