Enregistrement et vérification des documents

Enregistrement et vérification des documents dans le localisateur de documents permet aux utilisateurs de collaborer et d’apporter des modifications de manière organisée tout en évitant la perte de travail partagé.

Avec un système d’enregistrement / de sortie des documents, chaque changement est automatiquement capturé. Les gens travaillent en toute confiance en sachant que les modifications ne seront pas écrasées, perdues ou supprimées. Le logiciel d’enregistrement / extraction de documents permet à plusieurs personnes de travailler et de modifier le même document, à des moments différents, sans avoir à envoyer des modifications par e-mail ou à enregistrer plusieurs fichiers à des endroits différents.

Contrôle de version des disques d’enregistrement et d’extraction de documents

Au fur et à mesure de l’enregistrement des documents, le contrôle de révision capture automatiquement les dernières modifications et incrémente une nouvelle version de fichier. Toutes les versions précédentes sont également conservées dans le système. Les utilisateurs peuvent consulter l’état des documents et savoir si un document est en cours de traitement ou s’il est disponible pour modification.

L’enregistrement et l’extraction des documents s’effectuent directement depuis Microsoft Windows, ou bien depuis l’interface compagnon du navigateur Web. À la sortie, les fichiers s’ouvrent immédiatement dans leur application native.

Pourquoi l’enregistrement et l’extraction des documents sont importants

• Le logiciel d’enregistrement et d’extraction des documents empêche la perte d’informations en établissant un contrôle de révision et en contrôlant toutes les modifications apportées.
• L’enregistrement/la sortie de document crée un historique de document, à partir duquel les versions précédentes sont accessibles, et inclut un journal visible des personnes qui ont apporté des modifications.
• Les utilisateurs peuvent voir si un document est actuellement extrait et en cours d’élaboration par d’autres.
• La collaboration entre une équipe est améliorée en évitant les sur-écritures et la possibilité de créer plusieurs documents.
• Les documents dont le statut est extrait peuvent être consultés, mais pas modifiés par d’autres.

• Contrôle de version
• Enregistrement et départ (PDF)