Stille Auktionsformulare & Bid Sheets

Das Erstellen von stillen Auktionsformularen und Bid Sheets ist ein wichtiger Bestandteil des Planungsprozesses für Ihre Wohltätigkeitsauktion. Selbst wenn Sie sich für eine Online-Wohltätigkeitsauktion entschieden haben, besteht immer noch die Möglichkeit, dass Sie stille Auktionsformulare benötigen, insbesondere wenn Sie Auktionsgegenstände anzeigen und bei Ihrer Spendenaktion Gebote abschließen möchten.

Welche Art von stillen Auktionsformularen benötigen Sie?

Stille Auktionsformulare können umfassen: stille Auktionsgebotsblätter, Spendenanforderungsschreiben, Artikelspendenformulare, Sponsorenanforderungsformulare und Dankesbriefe. Wir haben eine kurze Beschreibung skizziert, in der der Zweck jedes dieser Dokumente erläutert wird, zusammen mit Beispieldokumentvorlagen, die Sie herunterladen und für Ihre Wohltätigkeitsauktion verwenden können.

Budget für Wohltätigkeitsauktionen

Die Finanzplanung und -verfolgung ist ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Spendenaktion. Unser Charity-Auktionsbudget ist ein Excel-Tabellenkalkulationsbudget, das mit den wichtigsten Charity-Auktionserträgen und -Ausgabenkategorien vorab ausgefüllt wurde und eine Gewinn- / Verlustübersicht für geschätzte und tatsächliche Einnahmen und Ausgaben enthält. Das Budget kann mit Ihren Mitarbeitern, dem Verwaltungsrat oder dem Berater überprüft werden, um Ihre Organisation bei der Bestellung von Produkten und Dienstleistungen, beim Fundraising und bei den Rentabilitätszielen zu unterstützen. Dieses Charity-Auktionsbudget ist vollständig anpassbar, um Ihre Fundraising-Auktionsbedürfnisse zu erfüllen.

Auktionsbudget – Excel-Tabelle

Gebotsblätter für stille Auktionen

Gebotsblätter für stille Auktionen sind die wichtigste Form für viele Auktionsereignisse. Sie informieren die Bieter über Auktionsgegenstände und ermöglichen es den Bestandteilen, ein Gebot für einen Artikel abzugeben, für den sie bieten oder den sie kaufen möchten. Stille Auktionsgebotsblätter sollten alle Informationen enthalten, die ein Verbraucher wissen möchte, um eine Kaufentscheidung zu treffen und Bietern zu helfen, mit Vertrauen zu kaufen. Diese Informationen umfassen: Auktionsname, Artikeltitel, Artikelverfolgungsnummer, Artikelbeschreibungen (und etwaige Einschränkungen), Gebotsbeträge und Mindesterhöhung sowie Kontaktinformationen für die Hosting-Organisation.

Beispielgebotsblatt für stille Auktionen

Artikelspendenformular

Ein Artikelspendenformular ist eine einfache Informationsseite, die Unternehmen oder andere Spender zusammen mit den Artikeln, die sie für Ihre stille Auktion spenden möchten, an Ihre Organisation zurückgeben. Diese Artikelspendenformulare sind sehr wichtig, da sie alle relevanten Informationen enthalten, auf die sich Veranstaltungsplaner bei der Erstellung von Online-Artikelbeschreibungen, Auktionsbroschüren und Gebotsblättern beziehen. Das Spendenformular für Artikel sollte folgende Informationen enthalten: Name der Auktion, Postanschrift, Kontaktinformationen und Lieferfristen. Es sollte eine Reihe von Leerzeilen geben, die die Spender ausfüllen müssen, einschließlich: Name des Spenders, Unternehmen, Artikelname, Beschreibung des Artikels, ungefährer Wert (einschließlich Großhandel & Einzelhandelspreis für Unternehmen, die Artikel spenden) und alle anderen relevanten Details für den gespendeten Artikel, einschließlich Promi-Autogramme, Vorbesitzer oder Jahrgang (für Antiquitäten oder Weine).

Spendenformular für Musterartikel

Spendenanforderungsschreiben

Ein Spendenanforderungsschreiben senden Veranstaltungsplaner an Organisationen oder Einzelpersonen, die Sie für Ihre Wohltätigkeitsauktion um gespendete Gegenstände bitten. Der Brief, den Sie senden, kann archiviert werden, damit Spender am Ende des Jahres Spenden mit ihren Steuern einfordern können. In diesem Brief sollte der Zweck Ihrer Spendenaktion erläutert werden, wie die Artikel versteigert werden und wie ihre spezifischen Spenden Ihr Publikum ansprechen würden. Stellen Sie sicher, dass Sie erklären, wie die aus der Auktion generierten Mittel verwendet werden, da dies in der Regel mehr Interesse bei potenziellen Spendern weckt. Und vergessen Sie nicht, Wertschätzung zu zeigen, indem Sie möglichen Spendern für ihre Rücksichtnahme danken. (Siehe unseren Sponsor-Dankesbrief, da dieser für Spender-Dankeschöns wiederverwendet werden kann)

Spendenanforderungsbrief

Sponsorenwerbung & Dankesbriefe

Das Erreichen lokaler Unternehmen, indem Sie sie bitten, Ihre Wohltätigkeitsauktion zu sponsern, ist eine weitere großartige Möglichkeit, Einnahmen zu erzielen. Unternehmen helfen Ihnen nicht nur, indem sie finanzielle Spenden und Ressourcen zur Verfügung stellen, um die Veranstaltung zu produzieren, sondern sie helfen Ihnen auch dabei, Ihre Reichweite zu erweitern, indem sie die Veranstaltung bei ihren Mitarbeitern, Kunden und Partnern bewerben. Erklären Sie unbedingt den Zweck Ihrer Spendenaktion und wie ihre Patenschaft oder Spende Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen. Als Gegenleistung für ihr Sponsoring sollten sie auch eine Reihe von Vorteilen erhalten, wie z. B.: verbesserte Bekanntheit in der lokalen Gemeinschaft, Anerkennung in Werbematerialien, Beschilderung vor Ort bei der Veranstaltung und Online-Präsenz durch Erwähnung in Social-Networking-Posts, Blog-Artikeln, Logos auf der Fundraising-Website und mehr.

Sponsor Solicitation Letter

Stellen Sie sicher, dass Sie die Sponsoren nach der Veranstaltung kontaktieren, indem Sie tatsächliche Kennzahlen wie: event-Teilnahme, Dollar für die Sache, Verkehr zu Ihrer Charity-Auktion Website, Berichterstattung in den Medien und dergleichen erhöht. Wenn Sponsoren mit dem Erfolg der Wohltätigkeitsauktion zufrieden sind, werden sie wahrscheinlich Ihre Spendenaktion in den kommenden Jahren unterstützen.

Dankesbrief des Sponsors

Zusätzliche Ressourcen: Auktionssoftware & Mehr

Mit der Auktionssoftware können Sie Ihre Fundraising-Auktionen von Anfang bis Ende planen und verwalten. Unsere Online-Software bietet Tools, die Ihnen helfen: verwalten Sie Teilnehmerregistrierungen, listen Sie Auktionskategorien und Artikel für Online-Gebote auf, akzeptieren und verarbeiten Sie Gebote mit sicherer Zahlungsabwicklung, verwalten Sie Sponsoringverkäufe und -werbung und erstellen Sie Finanzberichte.

Besuchen Sie wie man eine stille Auktion durchführt und unsere Auktions-Timeline und Planer für Schritt-für-Schritt-Planungsrichtlinien.