Formularios de Subastas Silenciosas y Hojas de Ofertas
Crear formularios de subastas silenciosas y hojas de ofertas es una parte importante del proceso de planificación de su evento de subastas benéficas. Incluso si ha decidido organizar una subasta de caridad en línea, todavía existe la posibilidad de que necesite formularios de subasta silenciosa, especialmente si elige mostrar artículos de subasta y cerrar una oferta en su evento de recaudación de fondos.
¿Qué tipo de formularios de subasta silenciosa necesita?
Los formularios de subasta silenciosa pueden incluir: hojas de oferta de subasta silenciosa, cartas de solicitud de donación, formularios de donación de artículos, formularios de solicitud de patrocinadores y cartas de agradecimiento. Hemos esbozado una breve descripción que explica el propósito de cada uno de estos, junto con plantillas de documentos de muestra para que los descargue y los use para su evento de subasta benéfica.
Presupuesto de Subasta de Caridad
La planificación y el seguimiento financieros es un ingrediente clave para una subasta de recaudación de fondos exitosa. Nuestro Presupuesto de Subasta de Caridad es un presupuesto de hoja de cálculo de Excel que se ha rellenado previamente con las principales categorías de ingresos y gastos de subastas de caridad, e incluye un resumen de ganancias/pérdidas para los ingresos y gastos estimados y reales. El presupuesto se puede revisar con su personal, Junta Directiva o consultor, para ayudar a su organización con los pedidos de productos y servicios, la recaudación de fondos y los objetivos de rentabilidad. Este Presupuesto de Subasta de Caridad es totalmente personalizable para satisfacer sus necesidades de subasta de recaudación de fondos.
Hoja de cálculo Excel para presupuestos de subastas
Hojas de Puja silenciosa de subastas
Las hojas de puja silenciosa de subastas son la forma más importante para muchos eventos de subastas. Informan a los licitadores sobre los artículos de la subasta y permiten a los constituyentes hacer una oferta por un artículo en el que están interesados en ofertar o comprar. Las hojas de ofertas de subastas silenciosas deben incluir toda la información que un consumidor querría saber para tomar una decisión de compra, ayudando a los licitadores a comprar con confianza. Esta información incluye: Nombre de la Subasta, Título del Artículo, Número de Seguimiento del Artículo, Descripciones del Artículo (y cualquier restricción), Cantidades de la Oferta y Aumento Mínimo, e Información de Contacto para la organización anfitriona.
Muestra de Hoja de Oferta de Subasta Silenciosa
Formulario de Donación de Artículos
Un formulario de donación de artículos es una página informativa simple que las empresas u otros donantes devuelven a su organización junto con el/los artículo / s que eligen donar para su evento de subasta silenciosa. Estos formularios de donación de artículos son muy importantes porque incluyen toda la información relevante a la que los organizadores de eventos se referirán al crear descripciones de artículos en línea, folletos de subastas y hojas de licitación. El formulario de donación de artículos debe incluir la siguiente información: Nombre de la Subasta Silenciosa, Dirección Postal, Información de Contacto y Plazos de Entrega. Debe haber una serie de líneas en blanco para que los donantes completen, incluidas: Nombre del donante, Negocio, Nombre del Artículo, Descripción del Artículo, Valor aproximado (incluya el precio de venta al por mayor & para artículos de donación de negocios) y cualquier otro detalle relevante para el artículo donado, incluidos autógrafos de celebridades, propietarios anteriores o año de cosecha (para antigüedades o vinos).
Formulario de Donación de Artículos de muestra
Carta de Solicitud de Donación
Una carta de solicitud de donación es lo que los organizadores de eventos enviarán a las organizaciones o personas a quienes usted está solicitando artículos donados para su subasta de caridad. La carta que envíe se puede mantener archivada para que los donantes puedan reclamar donaciones al final del año con sus impuestos. Esta carta debe explicar el propósito de su evento de recaudación de fondos, cómo se subastarán los artículos y cómo sus donaciones específicas atraerían a su audiencia. Asegúrese de explicar cómo se utilizarán los fondos generados por la subasta, ya que esto generalmente genera más interés de los donantes potenciales. Y no se olvide de mostrar aprecio agradeciendo a los posibles donantes por su consideración. (Consulte nuestra carta de agradecimiento al patrocinador, ya que se puede reutilizar para Agradecer a los Donantes)
Carta de Solicitud de donación
Solicitud del patrocinador & Cartas de agradecimiento
Comunicarse con empresas locales pidiéndoles que patrocinen su evento de subasta de caridad es otra excelente manera de generar ingresos. Las empresas no solo lo ayudarán proporcionando donaciones financieras y recursos para ayudar a producir el evento, sino que también lo ayudarán a expandir su alcance promocionando el evento entre sus empleados, clientes y socios. Asegúrese de explicar el propósito de su evento de recaudación de fondos y cómo su patrocinio o donación le ayudará a alcanzar sus metas. A cambio de su patrocinio, también deben recibir una serie de beneficios, como: mayor exposición a la comunidad local, reconocimiento en materiales promocionales, señalización en el lugar del evento y presencia en línea a través de menciones en publicaciones de redes sociales, artículos de blog, logotipos en el sitio web de recaudación de fondos y más.
Carta de solicitud de patrocinadores
Asegúrese de hacer un seguimiento con los patrocinadores después del evento incluyendo métricas reales como: asistencia a eventos, dinero recaudado para la causa, tráfico a su sitio web de subastas de caridad, cobertura de medios y similares. Si los patrocinadores están satisfechos con el éxito de la subasta de caridad, es probable que apoyen su iniciativa de recaudación de fondos en los próximos años.
Carta de agradecimiento al patrocinador
Recursos adicionales: Software de subastas & Más
El software de subastas puede ayudarlo a planificar y administrar sus subastas de recaudación de fondos de principio a fin. Nuestro software en línea proporciona herramientas para ayudarle: gestione las inscripciones de participantes, enumere las categorías de subastas y los artículos para pujas en línea, acepte y procese pujas con procesamiento de pagos seguro, administre las ventas y promociones de patrocinio y genere informes financieros.
Visita cómo ejecutar una subasta silenciosa y nuestro cronograma y planificador de subastas para conocer las pautas de planificación paso a paso.