Silent Auction Forms & Bid Sheets

silent auction forms and bid sheets on tärkeä osa hyväntekeväisyyshuutokauppatapahtuman suunnitteluprosessia. Vaikka olet päättänyt järjestää online-hyväntekeväisyyshuutokaupan, on silti mahdollista, että tarvitset hiljaisia huutokauppalomakkeita, varsinkin jos päätät näyttää huutokauppatuotteita ja sulkea tarjouksia varainhankintatapahtumassasi.

millaisia hiljaisia huutokauppalomakkeita tarvitset?

Hiljaiset huutokauppalomakkeet voivat sisältää: Hiljaiset huutokauppatarjouslomakkeet, lahjoituspyyntökirjeet, esinelahjoituslomakkeet, sponsorointilomakkeet ja kiitoskirjeet. Olemme hahmotelleet lyhyen kuvauksen, jossa selitetään kunkin näistä tarkoitus, sekä näytedokumenttimalleja, joita voit ladata ja käyttää hyväntekeväisyystapahtumaasi.

hyväntekeväisyyshuutokaupan budjetti

taloudellinen suunnittelu ja seuranta on yksi onnistuneen varainhankintahuutokaupan keskeinen osatekijä. Hyväntekeväisyyshuutokauppamme budjetti on Excel-taulukkolaskentabudjetti, joka on esikäsitelty suurten hyväntekeväisyyshuutokauppojen tuotto-ja kululuokkien kanssa, ja sisältää Voitto/Tappio-yhteenvedon sekä arvioiduista että todellisista tuloista ja kuluista. Budjettia voi käydä läpi henkilöstön, hallituksen tai konsultin kanssa, jolloin se auttaa organisaatiota tuotteiden ja palveluiden tilaamisessa, varainhankinnassa ja kannattavuustavoitteissa. Tämä hyväntekeväisyyshuutokaupan budjetti on täysin muokattavissa vastaamaan varainhankintahuutokaupan tarpeisiin.

Huutokauppabudjetti-Excel-taulukkolaskenta

äänettömät Huutokauppatarjoukset

äänettömät huutokauppatarjoukset ovat monien huutokauppatapahtumien tärkein muoto. Ne tiedottavat tarjoajille huutokauppatavaroista ja antavat valitsijoille mahdollisuuden tehdä tarjouksen kohteesta, josta ne ovat kiinnostuneita tekemään tarjouksen tai ostamaan sen. Äänettömien huutokauppatarjousten olisi sisällettävä kaikki tiedot, jotka kuluttaja haluaa tietää ostopäätöksen tekemiseksi ja jotka auttavat tarjoajia ostamaan luottavaisin mielin. Näitä tietoja ovat: Huutokaupan nimi, nimikkeen nimi, kohteen seurantanumero, nimikkeen kuvaukset (ja mahdolliset rajoitukset), Tarjoussummat ja Vähimmäiskorotus sekä isännöintiorganisaation yhteystiedot.

hiljaisen huutokaupan Tarjouslomake

Esinelahjoituslomake

esinelahjoituslomake on yksinkertainen tiedotuslomake, jonka yritykset tai muut lahjoittajat palauttavat organisaatiollesi yhdessä niiden tuotteiden kanssa, jotka ne haluavat lahjoittaa hiljaista huutokauppatapahtumaasi varten. Nämä lahjoituslomakkeet ovat erittäin tärkeitä, koska ne sisältävät kaikki olennaiset tiedot, joihin tapahtumasuunnittelijat viittaavat luodessaan verkossa tuotekuvauksia, huutokauppaesitteitä ja tarjouslomakkeita. Lahjoituslomakkeessa tulee olla seuraavat tiedot: hiljaisen huutokaupan nimi, postiosoite, yhteystiedot ja toimitusajat. Luovuttajien olisi täytettävä useita tyhjiä rivejä, mukaan lukien: Luovuttajan nimi, liiketoiminnan nimi, Tuotteen nimi, tavaran kuvaus, arvioitu arvo (sisältää tukkuhinnan & vähittäismyyntihinta yrityksille lahjoittaville esineille) ja kaikki muut luovutetun esineen merkitykselliset tiedot, mukaan lukien julkkisten nimikirjoitukset, aiemmat omistajat tai satovuosi (antiikki-tai viinit).

Näytelahjoituslomake

Lahjoituspyyntökirje

lahjoituspyyntökirje on se, mitä tapahtumasuunnittelijat lähettävät järjestöille tai yksityishenkilöille, joilta pyydetään lahjoituksia hyväntekeväisyyshuutokauppaan. Lähettämäsi kirjeen voi säilyttää arkistossa, jotta lahjoittajat voivat hakea veroillaan lahjoituksia vuoden lopussa. Tässä kirjeessä pitäisi selittää rahankeräystapahtumasi tarkoitus, miten esineet huutokaupataan ja miten niiden erityiset lahjoitukset vetoaisivat yleisöösi. Muista selittää, miten huutokaupasta saadut varat käytetään, koska tämä tyypillisesti herättää enemmän kiinnostusta mahdollisilta lahjoittajilta. Äläkä unohda osoittaa arvostusta kiittämällä mahdollisia lahjoittajia heidän huomaavaisuudestaan. (Katso sponsor thank you letter, koska tämä voidaan palauttaa lahjoittajan Kiitoskirjeeseen)

Donation Request Letter

Sponsor Solicitation & Thank You Letters

tavoittaminen paikallisille yrityksille pyytämällä niitä sponsoroimaan hyväntekeväisyyshuutokauppatapahtumaasi on toinen hyvä tapa tuoda tuloja. Yritykset eivät ainoastaan auta sinua antamalla rahalahjoituksia ja resursseja tapahtuman tuottamiseen, vaan ne myös auttavat sinua laajentamaan tavoittavuuttasi edistämällä tapahtumaa työntekijöilleen, asiakkailleen ja kumppaneilleen. Muista selittää rahankeräystapahtumasi tarkoitus ja miten heidän sponsorointinsa tai lahjoituksensa auttavat sinua saavuttamaan tavoitteesi. Vastineeksi sponsoroinnista heidän olisi myös saatava useita etuja, kuten: parempi altistuminen paikallisyhteisölle, tunnustus mainosmateriaaleissa, opasteet paikan päällä tapahtumassa ja online-läsnäolo maininnan kautta sosiaalisen verkostoitumisen viesteissä, blogiartikkeleissa, logot varainhankinnan verkkosivuilla ja paljon muuta.

Sponsor Solicitation Letter

varmista, että seuraat sponsoreita tapahtuman jälkeen sisällyttämällä mukaan todellisia mittareita, kuten: tapahtumakävely, rahankeräys asialle, liikenne hyväntekeväisyyshuutokauppasivustollenne, medianäkyvyys, ja niin edelleen. Jos sponsorit ovat tyytyväisiä hyväntekeväisyyshuutokaupan menestykseen, he todennäköisesti tukevat varainhankintahankettasi tulevina vuosina.

Sponsor Thank You Letter

lisäresurssit: Huutokauppaohjelmisto & lisää

Huutokauppaohjelmisto voi auttaa sinua suunnittelemaan ja hallinnoimaan varainhankintahuutokauppoja alusta loppuun. Meidän online-ohjelmisto tarjoaa työkaluja auttaa sinua: hallitse osallistujien rekisteröintejä, luetteloi huutokauppakategorioita ja kohteita online-tarjouksiin, Hyväksy ja käsittele tarjouksia suojatulla maksunkäsittelyllä, hallinnoi sponsorointimyyntiä ja myynninedistämistä sekä luo taloudellisia raportteja.

Käy tutustumassa hiljaisen huutokaupan järjestämiseen ja huutokauppojen aikajanaamme ja suunnittelijaamme vaiheittaisten suunnitteluohjeiden laatimiseksi.