Formulaires d’enchères silencieuses et Feuilles d’enchères

La création de formulaires d’enchères silencieuses et de feuilles d’enchères est une partie importante du processus de planification de votre événement d’enchères caritatives. Même si vous avez décidé d’organiser une vente aux enchères caritative en ligne, il est toujours possible que vous ayez besoin de formulaires d’enchères silencieuses, surtout si vous choisissez d’afficher des objets d’enchères et de clôturer les enchères lors de votre événement de collecte de fonds.

De quel type de formulaires d’enchères silencieuses avez-vous besoin?

Les formulaires d’enchères silencieuses peuvent inclure : des feuilles d’enchères silencieuses, des lettres de demande de don, des formulaires de don d’articles, des formulaires de sollicitation de commanditaires et des lettres de remerciement. Nous avons présenté une brève description expliquant le but de chacun d’entre eux, ainsi que des modèles de documents à télécharger et à utiliser pour votre événement de vente aux enchères caritative.

Budget des enchères caritatives

La planification et le suivi financiers sont l’un des ingrédients clés d’une vente aux enchères de collecte de fonds réussie. Notre budget d’enchères caritatives est un budget de feuille de calcul Excel qui a été pré-rempli avec les principales catégories de revenus et de dépenses des enchères caritatives, et comprend un résumé des profits et pertes pour les revenus et dépenses estimés et réels. Le budget peut être revu avec votre personnel, votre conseil d’administration ou votre consultant, pour aider votre organisation à commander des produits et des services, à lever des fonds et à atteindre ses objectifs de rentabilité. Ce budget d’enchères caritatives est entièrement personnalisable pour répondre à vos besoins d’enchères de collecte de fonds.

Budget des enchères – Feuille de calcul Excel

Feuilles d’enchères silencieuses

Les feuilles d’enchères silencieuses sont la forme la plus importante pour de nombreux événements d’enchères. Ils informent les soumissionnaires des articles mis aux enchères et permettent aux mandants de placer une offre pour un article sur lequel ils souhaitent soumissionner ou acheter. Les fiches d’enchères silencieuses devraient inclure toutes les informations qu’un consommateur voudrait connaître pour prendre une décision d’achat, aidant ainsi les soumissionnaires à acheter en toute confiance. Ces informations comprennent: Nom de l’Enchère, Titre de l’Article, Numéro de Suivi de l’Article, Descriptions de l’article (et toutes restrictions), Montants des enchères et Augmentation Minimale, et Coordonnées de l’organisation d’hébergement.

Exemple de Feuille de soumission aux enchères silencieuses

Formulaire de don d’article

Un formulaire de don d’article est une simple page d’information que les entreprises ou d’autres donateurs retournent à votre organisation avec le ou les articles qu’ils choisissent de donner pour votre événement d’enchères silencieuses. Ces formulaires de don d’articles sont très importants car ils contiennent toutes les informations pertinentes auxquelles les planificateurs d’événements se référeront lors de la création de descriptions d’articles en ligne, de brochures d’enchères et de fiches d’enchères. Le formulaire de don d’article doit inclure les informations suivantes: Nom de l’enchère silencieuse, Adresse postale, Coordonnées et Délais de livraison. Il devrait y avoir un certain nombre de lignes vides à remplir par les donateurs, notamment: Nom du donateur, Entreprise, Nom de l’article, Description de l’article, Valeur approximative (inclure le prix de vente en gros & pour les articles faisant l’objet d’un don d’entreprise), et tout autre détail pertinent pour l’article donné, y compris les autographes de célébrités, les propriétaires précédents ou l’année vintage (pour les antiquités ou les vins).

Exemple de formulaire de don d’article

Lettre de demande de don

Une lettre de demande de don est ce que les planificateurs d’événements enverront aux organisations ou aux personnes à qui vous demandez des articles donnés pour votre vente aux enchères caritative. La lettre que vous envoyez peut être conservée dans votre dossier afin que les donateurs puissent réclamer des dons à la fin de l’année avec leurs impôts. Cette lettre doit expliquer le but de votre activité de collecte de fonds, comment les articles seront vendus aux enchères et comment leurs dons spécifiques attireraient votre public. Assurez-vous d’expliquer comment les fonds générés par la vente aux enchères seront utilisés, car cela génère généralement plus d’intérêt de la part des donateurs potentiels. Et n’oubliez pas de montrer votre appréciation en remerciant les éventuels donateurs pour leur considération. (Reportez-vous à notre lettre de remerciement du commanditaire car elle peut être réutilisée pour les remerciements du donateur)

Lettre de demande de don

Sollicitation du commanditaire & Lettres de remerciement

Tendre la main aux entreprises locales en leur demandant de parrainer votre événement de vente aux enchères caritative est un autre excellent moyen de générer des revenus. Non seulement les entreprises vous aideront en fournissant des dons financiers et des ressources pour aider à produire l’événement, mais elles vous aideront également à élargir votre portée en faisant la promotion de l’événement auprès de leurs employés, clients et partenaires. Assurez-vous d’expliquer le but de votre événement de collecte de fonds et comment leur parrainage ou leur don vous aideront à atteindre vos objectifs. En échange de leur parrainage, ils devraient également recevoir un certain nombre d’avantages tels que: une meilleure exposition à la communauté locale, une reconnaissance dans le matériel promotionnel, une signalisation sur place lors de l’événement et une présence en ligne grâce à la mention dans les messages de réseautage social, les articles de blog, les logos sur le site Web de collecte de fonds et plus encore.

Lettre de sollicitation des sponsors

Assurez-vous de faire un suivi auprès des sponsors après l’événement en incluant des mesures réelles telles que: participation à des événements, dollars amassés pour la cause, trafic vers votre site d’enchères caritatives, couverture médiatique, etc. Si les commanditaires sont satisfaits du succès de la vente aux enchères caritative, ils sont susceptibles de soutenir votre initiative de collecte de fonds dans les années à venir.

Lettre de remerciement du commanditaire

Ressources supplémentaires: Logiciel d’enchères & Plus

Le logiciel d’enchères peut vous aider à planifier et à gérer vos enchères de collecte de fonds du début à la fin. Notre logiciel en ligne fournit des outils pour vous aider: gérez les inscriptions des participants, répertoriez les catégories d’enchères et les articles pour les enchères en ligne, acceptez et traitez les offres avec un traitement de paiement sécurisé, gérez les ventes et la promotion de commandites et générez des rapports financiers.

Visitez comment organiser une enchère silencieuse et notre calendrier et notre planificateur d’enchères pour obtenir des directives de planification étape par étape.