Silent Auction Forms & Bid Sheets

La creazione di silent auction forms e bid sheets è una parte importante del processo di pianificazione per il vostro evento di asta di beneficenza. Anche se hai deciso di ospitare un’asta di beneficenza online, c’è ancora la possibilità che avrai bisogno di moduli di asta silenziosi, specialmente se scegli di visualizzare gli oggetti dell’asta e chiudere l’offerta al tuo evento di raccolta fondi.

Di che tipo di moduli per aste silenziose hai bisogno?

I moduli per l’asta silenziosa possono includere: fogli di offerta per l’asta silenziosa, lettere di richiesta di donazione, moduli di donazione di oggetti, moduli di sollecitazione degli sponsor e lettere di ringraziamento. Abbiamo delineato una breve descrizione che spiega lo scopo di ciascuno di questi, insieme a modelli di documento di esempio da scaricare e utilizzare per il vostro evento di asta di beneficenza.

Charity Auction Budget

La pianificazione finanziaria e il monitoraggio sono un ingrediente chiave per un’asta di raccolta fondi di successo. Il nostro budget Asta di beneficenza è un bilancio foglio di calcolo Excel che è stato pre-popolato con le principali categorie di reddito e di spesa asta di beneficenza, e comprende un riepilogo profitti / perdite sia per le entrate e le spese stimate ed effettive. Il budget può essere rivisto con il tuo staff, Consiglio di amministrazione o consulente, per aiutare la tua organizzazione con l’ordinazione di prodotti e servizi, la raccolta fondi e gli obiettivi di redditività. Questo budget per aste di beneficenza è completamente personalizzabile per soddisfare le tue esigenze di aste di raccolta fondi.

Budget per l’asta – Foglio di calcolo Excel

Fogli di offerta per l’asta silenziosa

I fogli di offerta per l’asta silenziosa sono la forma più importante per molti eventi d’asta. Essi informano gli offerenti sugli oggetti d’asta e consentono ai costituenti di fare un’offerta per un elemento che sono interessati a fare offerte o l’acquisto. I fogli di offerta dell’asta silenziosa dovrebbero includere tutte le informazioni che un consumatore vorrebbe sapere per prendere una decisione di acquisto, aiutando gli offerenti a comprare con fiducia. Queste informazioni includono: Nome dell’asta, titolo dell’articolo, numero di tracciamento dell’articolo, descrizioni degli articoli (e eventuali restrizioni), importi delle offerte e aumento minimo e informazioni di contatto per l’organizzazione di hosting.

Esempio Scheda offerta asta silenziosa

Modulo donazione oggetti

Un modulo donazione oggetti è una semplice pagina informativa che le aziende o altri donatori restituiscono alla tua organizzazione insieme agli oggetti che scelgono di donare per il tuo evento asta silenziosa. Questi moduli di donazione di articoli sono molto importanti perché includono tutte le informazioni rilevanti a cui i pianificatori di eventi faranno riferimento durante la creazione di descrizioni di articoli online, opuscoli di aste e fogli di offerte. Il modulo di donazione dell’oggetto deve includere le seguenti informazioni: Nome dell’asta silenziosa, indirizzo postale, informazioni di contatto e termini di consegna. Ci dovrebbe essere un certo numero di righe vuote per i donatori per completare tra cui: Nome del donatore, attività commerciale, nome dell’articolo, Descrizione dell’articolo, Valore approssimativo (includere il prezzo di vendita all’ingrosso & per gli articoli di donazione aziendale) e qualsiasi altro dettaglio rilevante per l’articolo donato, inclusi autografi di celebrità, proprietari precedenti o anno vintage (per oggetti d’antiquariato o vini).

Modulo di donazione di oggetti di esempio

Lettera di richiesta di donazione

Una lettera di richiesta di donazione è ciò che i pianificatori di eventi invieranno alle organizzazioni o agli individui a cui stai richiedendo oggetti donati per la tua asta di beneficenza. La lettera che invii può essere tenuta in archivio in modo che i donatori possano richiedere donazioni alla fine dell’anno con le loro tasse. Questa lettera dovrebbe spiegare lo scopo del vostro evento di raccolta fondi, come gli oggetti saranno messi all’asta, e come le loro donazioni specifiche sarebbe appello al pubblico. Assicurati di spiegare come verranno utilizzati i fondi generati dall’asta poiché in genere genera più interesse da parte dei potenziali donatori. E non dimenticare di mostrare apprezzamento ringraziando i possibili donatori per la loro considerazione. (Fare riferimento al nostro sponsor lettera di ringraziamento come questo possono essere riutilizzati per Donatore Grazie)

Donazione Lettera di Richiesta

Sponsor Sollecitazione & Lettere di Ringraziamento

Raggiungere le imprese locali chiedendo loro di sponsorizzare il vostro asta di beneficenza evento è un altro ottimo modo per portare in entrate. Non solo le aziende ti aiuteranno fornendo donazioni finanziarie e risorse per contribuire a produrre l’evento, ma ti aiuteranno anche a espandere la tua portata promuovendo l’evento ai loro dipendenti, clienti e partner. Assicurati di spiegare lo scopo del tuo evento di raccolta fondi e come la loro sponsorizzazione o donazione ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi. In cambio della loro sponsorizzazione, dovrebbero anche ricevere una serie di vantaggi come: maggiore esposizione alla comunità locale, riconoscimento nei materiali promozionali, segnaletica in loco durante l’evento e presenza online attraverso la menzione nei post di social networking, articoli di blog, loghi sul sito Web di raccolta fondi e altro ancora.

Lettera di sollecitazione dello sponsor

Assicurati di seguire gli sponsor dopo l’evento includendo metriche effettive come: partecipazione all’evento, dollari raccolti per la causa, traffico al tuo sito web di aste di beneficenza, copertura mediatica e simili. Se gli sponsor sono soddisfatti del successo dell’asta di beneficenza, è probabile che sosterranno la tua iniziativa di raccolta fondi negli anni futuri.

Sponsor Lettera di ringraziamento

Risorse aggiuntive: Software asta&Più

Software asta può aiutare a pianificare e gestire le aste di raccolta fondi dall’inizio alla fine. Il nostro software online fornisce strumenti per aiutarti: gestisci le registrazioni dei partecipanti, elenca le categorie di aste e gli articoli per le offerte online, accetta ed elabora le offerte con un’elaborazione sicura dei pagamenti, gestisci le vendite e le promozioni di sponsorizzazione e genera report finanziari.

Visita come eseguire un’asta silenziosa e la nostra timeline dell’asta e pianificatore per le linee guida di pianificazione passo-passo.