Silent Auction Forms & Bid Sheets

het creëren van silent auction forms en bid sheets is een belangrijk onderdeel van het planningsproces voor uw liefdadigheidsveiling. Zelfs als je hebt besloten om een online liefdadigheidsveiling te hosten, is er nog steeds een kans dat je stille veilingformulieren nodig hebt, vooral als je ervoor kiest om veiling items en sluit bieden op uw fondsenwerving evenement weer te geven.

welk soort stille veilingformulieren heeft u nodig?

Silent veilingsformulieren kunnen bestaan uit: silent auction bod sheets, donation request letters, item donation forms, sponsor solicitation forms and thank you letters. We hebben een korte beschrijving geschetst waarin het doel van elk van deze wordt uitgelegd, samen met voorbeelden van documentsjablonen die u kunt downloaden en gebruiken voor uw liefdadigheidsveiling-evenement.

budget voor liefdadigheidsveilingen

financiële planning en tracking is een belangrijk ingrediënt voor een succesvolle fondsenwervingsveiling. Onze liefdadigheidsveiling Budget is een Excel-spreadsheet budget dat is vooraf gevuld met grote liefdadigheidsveiling inkomsten en uitgaven categorieën, en bevat een winst / verlies samenvatting voor zowel Geschatte en werkelijke inkomsten en uitgaven. Het budget kan worden beoordeeld met uw personeel, Raad van bestuur of consultant, om uw organisatie te helpen met het bestellen van producten en diensten, fondsenwerving en winstgevendheid doelen. Deze liefdadigheidsveiling Budget is volledig aanpasbaar aan uw fondsenwerving veiling behoeften te voldoen.

Veilingbudget-Excel-Spreadsheet

Silent Auction Bid Sheets

Silent auction bid sheets zijn de belangrijkste vorm voor veel veilingevenementen. Zij informeren bieders over veilingsitems en stellen kiezers in staat een bod te doen op een item waarop zij willen bieden of kopen. Silent auction bod sheets moeten alle informatie bevatten die een consument zou willen weten om een aankoopbeslissing te nemen, zodat bieders met vertrouwen kunnen kopen. Deze informatie omvat: Veiling Naam, Item Titel, Item Tracking nummer, Item beschrijvingen (en eventuele beperkingen), bod bedragen en minimale verhoging, en contactgegevens voor hosting organisatie.

Silent Auction bod Sheet

item Donation Form

een item donation form is een eenvoudige informatiepagina die bedrijven of andere donateurs naar uw organisatie retourneren samen met het item (s) dat/die zij verkiezen te doneren voor uw silent auction event. Deze artikeldonatieformulieren zijn erg belangrijk omdat ze alle relevante informatie bevatten waarnaar evenementenplanners zullen verwijzen bij het maken van online artikelbeschrijvingen, veilingbrochures en biedbladen. Het donatieformulier dient de volgende informatie te bevatten: naam van de stille veiling, Postadres, contactgegevens en leveringstermijnen. Er moet een aantal lege regels zijn die donoren moeten invullen, waaronder: Naam van de Donor, bedrijf, Naam van het Item, beschrijving van het Item, geschatte waarde (inclusief groothandelsprijs & detailhandelsprijs voor zakelijke donaties), en alle andere relevante gegevens voor het gedoneerde item, waaronder handtekeningen van beroemdheden, eerdere eigenaren of wijnoogstjaar (voor antiek of wijn).

voorbeeld donatie formulier

donatie aanvraag brief

een donatie aanvraag brief is wat event planners sturen naar organisaties of individuen die u vraagt gedoneerde items voor uw liefdadigheidsveiling. De brief die u verstuurt kan bewaard worden zodat donateurs aan het einde van het jaar met hun belastingen donaties kunnen claimen. Deze brief moet het doel van uw fondsenwervingsevenement uitleggen, hoe de items zullen worden geveild, en hoe hun specifieke donaties uw publiek zouden aanspreken. Zorg ervoor dat u uitlegt hoe de fondsen die uit de veiling worden gegenereerd, zullen worden gebruikt, omdat dit doorgaans meer interesse van potentiële donoren genereert. En vergeet niet om waardering te tonen door mogelijke donoren te bedanken voor hun aandacht. (Zie onze sponsor bedankbrief, want dit kan opnieuw worden bedoeld voor donateur bedankbrief)

Donation Request Letter

sponsor Solicitation & Thank You Letters

het bereiken van lokale bedrijven door hen te vragen om uw liefdadigheidsveiling evenement te sponsoren is een andere geweldige manier om inkomsten binnen te halen. Niet alleen zullen bedrijven u helpen door financiële donaties en middelen te verstrekken om het evenement te helpen produceren, maar ze zullen u ook helpen uw bereik uit te breiden door het evenement te promoten bij hun werknemers, klanten en partners. Zorg ervoor dat u het doel van uw fondsenwervingsevenement uitlegt en hoe hun sponsoring of donatie u zal helpen uw doelen te bereiken. In ruil voor hun sponsoring, moeten ze ook een aantal voordelen ontvangen, zoals: verbeterde blootstelling aan de lokale gemeenschap, erkenning in promotiemateriaal, bewegwijzering op de site op het evenement, en online aanwezigheid door vermelding in social networking posts, blogartikelen, logo ‘ s op de fondsenwervingswebsite en meer.

sponsor Solicitation Letter

zorg ervoor dat de sponsors het evenement opvolgen door werkelijke metrics zoals: evenement opkomst, dollars ingezameld voor de zaak, verkeer naar uw liefdadigheidsveiling website, media-aandacht, en dergelijke. Als de sponsors met het succes van de liefdadigheidsveiling tevreden zijn, zullen zij waarschijnlijk uw fondsenwervingsinitiatief in toekomstige jaren steunen.

Sponsor dankbrief

aanvullende bronnen: Veilingsoftware & meer

Veilingsoftware kan u helpen bij het plannen en beheren van uw fondsenwervingsveilingen van begin tot eind. Onze online software biedt tools om u te helpen: Beheer deelnemersregistraties, lijst veiling categorieën en items voor online bieden, accepteren en verwerken biedingen met een veilige verwerking van betalingen, beheren sponsoring verkoop en promotie, en het genereren van financiële rapporten.

bezoek how to run a silent auction en onze veilingtijdlijn en planner voor stapsgewijze planningsrichtlijnen.