Silent Auction Forms & Bid Sheets

crearea silent auction forms and bid sheets este o parte importantă a procesului de planificare pentru evenimentul dvs. de licitație caritabilă. Chiar dacă ați decis să găzduiți o licitație de caritate online, există încă o șansă că veți avea nevoie de formulare de licitație silențioase, mai ales dacă alegeți să afișați articole de licitație și să închideți licitarea la evenimentul dvs. de strângere de fonduri.

ce fel de formulare de licitație silențioase aveți nevoie?

formularele de licitație silențioase pot include: fișe de licitație silențioase, scrisori de solicitare a donației, formulare de donare a articolelor, formulare de solicitare a sponsorului și scrisori de mulțumire. Am prezentat o scurtă descriere care explică scopul fiecăruia dintre acestea, împreună cu exemple de șabloane de documente pe care le puteți descărca și utiliza pentru evenimentul dvs. de licitație caritabilă.

bugetul licitației caritabile

planificarea și urmărirea financiară este un ingredient cheie pentru o licitație de strângere de fonduri de succes. Bugetul nostru licitație de caritate este un buget foaie de calcul Excel, care a fost pre-populate cu venituri majore licitație de caritate și categorii de cheltuieli, și include un rezumat profit/pierdere pentru ambele venituri estimate și reale și cheltuieli. Bugetul poate fi revizuit împreună cu personalul, Consiliul de Administrație sau consultantul dvs., pentru a vă ajuta organizația cu comanda produselor și serviciilor, strângerea de fonduri și obiectivele de rentabilitate. Acest buget de licitație de caritate este complet personalizabil pentru a satisface nevoile dvs. de licitație de strângere de fonduri.

buget de licitație – foaie de calcul Excel

foi de licitație silențioase

foile de licitație silențioase sunt cea mai importantă formă pentru multe evenimente de licitație. Acestea informează ofertanții cu privire la articolele de licitație și permit constituenților să plaseze o ofertă pentru un articol pe care sunt interesați să îl liciteze sau să îl cumpere. Foile de licitație silențioase ar trebui să includă toate informațiile pe care un consumator ar dori să le cunoască pentru a lua o decizie de cumpărare, ajutând ofertanții să cumpere cu încredere. Aceste informații includ: Numele licitației, titlul articolului, Numărul de urmărire a articolului, descrierile articolelor (și orice restricții), sumele licitate și creșterea minimă și informațiile de Contact pentru organizarea găzduirii.

eșantion Silent Auction bid Sheet

formular de donare de articole

un formular de donare de articole este o pagină informațională simplă pe care întreprinderile sau alți donatori o returnează organizației dvs. împreună cu articolul/articolele pe care aleg să le doneze pentru evenimentul dvs. de licitație silențioasă. Aceste formulare de donare de articole sunt foarte importante, deoarece includ toate informațiile relevante la care se vor referi planificatorii de evenimente atunci când creează descrieri de articole online, broșuri de licitație și foi de ofertă. Formularul de donare a articolelor trebuie să includă următoarele informații: numele licitației silențioase, adresa poștală, informațiile de Contact și termenele de livrare. Ar trebui să existe o serie de linii goale pentru donatori, inclusiv: Numele donatorului, afacerea, numele articolului, descrierea articolului, valoarea aproximativă (include prețul en-gros & cu amănuntul pentru articolele donatoare de afaceri) și orice alte detalii relevante pentru articolul donat, inclusiv autografele celebrităților, proprietarii anteriori sau anul vintage (pentru antichități sau vinuri).

formular de donare a articolului eșantion

scrisoare de solicitare a donației

o scrisoare de solicitare a donației este ceea ce planificatorii de evenimente vor trimite organizațiilor sau persoanelor cărora le solicitați obiecte donate pentru licitația dvs. de caritate. Scrisoarea pe care o trimiteți poate fi păstrată la dosar pentru ca donatorii să poată solicita donații la sfârșitul anului cu impozitele lor. Această scrisoare ar trebui să explice scopul evenimentului dvs. de strângere de fonduri, modul în care articolele vor fi scoase la licitație și modul în care donațiile lor specifice ar atrage publicul dvs. Asigurați-vă că explicați modul în care vor fi utilizate fondurile generate de licitație, deoarece acest lucru generează de obicei mai mult interes din partea potențialilor donatori. Și nu uitați să arătați apreciere mulțumind posibililor donatori pentru considerația lor. (Consultați sponsorul nostru vă mulțumesc scrisoare ca acest lucru poate fi re-purposed pentru donator vă mulțumesc lui)

donație cerere scrisoare

Sponsor solicitare& vă mulțumesc scrisori

ajungând la întreprinderile locale, cerându-le să sponsorizeze evenimentul de licitație de caritate este o altă modalitate foarte bună de a aduce venituri. Nu numai că întreprinderile vă vor ajuta oferind donații și resurse financiare pentru a ajuta la producerea evenimentului, dar vă vor ajuta, de asemenea, să vă extindeți acoperirea prin promovarea evenimentului către angajații, clienții și partenerii lor. Asigurați-vă că explicați scopul evenimentului dvs. de strângere de fonduri și modul în care sponsorizarea sau donația acestora vă vor ajuta să vă atingeți obiectivele. În schimbul sponsorizării lor, aceștia ar trebui să primească, de asemenea, o serie de beneficii, cum ar fi: expunere sporită față de comunitatea locală, recunoaștere în materialele promoționale, semnalizare la fața locului la eveniment și prezență online prin menționarea în postările de pe rețelele de socializare, articole pe blog, logo-uri pe site-ul de strângere de fonduri și multe altele.

scrisoare de solicitare a sponsorului

asigurați-vă că urmați cu sponsorii în urma evenimentului, incluzând valori reale, cum ar fi: participarea la evenimente, dolari strânși pentru cauză, trafic către site-ul dvs. de licitații caritabile, acoperire media și altele asemenea. Dacă sponsorii sunt mulțumiți de succesul licitației caritabile, este posibil să vă susțină inițiativa de strângere de fonduri în anii următori.

Sponsor scrisoare de mulțumire

resurse suplimentare: software de licitație& mai mult

software de licitație vă poate ajuta să planificați și să gestionați licitațiile de strângere de fonduri de la început până la sfârșit. Software-ul nostru online oferă instrumente pentru a vă ajuta: gestionați înregistrările participanților, listați categoriile de licitații și articolele pentru licitarea online, acceptați și procesați ofertele cu procesare sigură a plăților, gestionați vânzările și promovarea sponsorizării și generați rapoarte financiare.

vizitați cum să rulați o licitație silențioasă și calendarul licitației și planificatorul nostru pentru liniile directoare de planificare pas cu pas.