Registro y salida de documentos

BY admin
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Registro y salida de documentos El Localizador de documentos permite a los usuarios colaborar y realizar cambios de manera organizada, evitando al mismo tiempo la pérdida de trabajo compartido.

Con un sistema de registro de entrada y salida de documentos, cada cambio se captura automáticamente. Las personas trabajan con confianza sabiendo que los cambios no se sobrescribirán, perderán ni eliminarán. El software de registro de entrada y salida de documentos permite que varias personas trabajen y editen el mismo documento, en diferentes momentos, sin necesidad de enviar cambios por correo electrónico o guardar varios archivos en diferentes ubicaciones.

captura de pantalla de check in check out

Control de versiones

A medida que se registran los documentos, el control de revisiones captura automáticamente los últimos cambios e incrementa una nueva versión de archivo. Todas las versiones anteriores también se conservan en el sistema. Los usuarios pueden ver el estado de los documentos y saber si se está trabajando en un documento o si está disponible para su edición.

El registro de entrada y salida de documentos se realiza directamente desde Microsoft Windows o, alternativamente, desde la interfaz de complemento del navegador web. Al retirar, los archivos se abren inmediatamente en su aplicación nativa.

Por qué es importante la entrada y salida de documentos

  • El software de entrada y salida de documentos evita la pérdida de información al establecer el control de revisiones y controlar las versiones de todos los cambios que se realizan.
  • El registro de entrada y salida de documentos crea un historial de documentos, desde el que se puede acceder a las versiones anteriores, e incluye un registro visible de quién realizó los cambios.
  • Los usuarios pueden ver si un documento está siendo revisado y trabajado por otros.
  • La colaboración entre un equipo se mejora al evitar la sobreescritura y la posibilidad de crear varios documentos.
  • Los documentos en estado de salida pueden verse, pero otros no pueden cambiarlos.
  • Control de versiones
  • Check in y Check out (PDF)